Lemásolható-e munkavállaló igazolványa?
A munkaviszony létesítése és fenntartása során általános igény a munkáltatók részéről, hogy a munkavállalók személyes okmányait, okiratait – például személyazonosító igazolvány, adóigazolvány, végzettséget igazoló iratok – lemásolják és megőrizzék. Az, hogy jogszerű-e mindez, illetve meddig és milyen formában kezelhetők az adatok és a dokumentumok, a jogszabályok mellett a hatósági joggyakorlat ad iránymutatást.
A munkavállalói adatok kezelésére meghatározott, egyértelmű és jogszerű adatkezelési célból kerülhet sor, amellyel összefüggésben arra is ügyelni kell, hogy az kizárólag a konkrét adatkezelés célja szempontjából megfelelő és releváns adatokra korlátozódjon.
A jelen írásunkban az adatvédelmi hatóság joggyakorlata alapján röviden áttekintjük, hogy melyek a munkavállalói adatkezeléssel kapcsolatos legfontosabb előírások, hogy milyen feltételek mellett van lehetőség az adatokat tartalmazó okiratok másolására, szkennelésére, annak érdekében, hogy mind a munkáltatók, mind a munkavállalók tisztában legyenek az őket megillető jogokkal és terhelő kötelezettségekkel.
Jogszabályi háttér
A munkáltató csak olyan nyilatkozat megtételét vagy személyes adat közlését követelheti a munkavállalótól, amely a munkaviszony létesítése, teljesítése, megszűnése vagy a Munka Törvénykönyvéből származó igény érvényesítése szempontjából lényeges. Az, hogy mely kérdés tekinthető lényegesnek az adott munkakörtől, a munkáltatótól és az általa végzett tevékenységtől függ elsődlegesen. Ebből az okból okirat bemutatását is megkövetelheti a munkáltató, ez azonban alapvetően az okirat megtekintésére, nem pedig annak másolására jogosítja fel a munkáltatót.
A Munka Törvénykönyvét az általános adatvédelmi rendelettel együtt kell alkalmazni, mivel a munkavállaló személyes adataival végzett bármely művelet, így a rögzítés, a fizikai vagy elektronikus mappában való tárolás, a megtekintés és a másolás is adatkezelésnek minősül.
Megtekintés – másolás
Az adattakarékosság alapelvét szem előtt tartva a munkáltató jogszerűen megkövetelheti a személyazonosságot igazoló, valamint az adott munkakör betöltéséhez szükséges végzettséget, szakmai képesítést tanúsító dokumentumok bemutatását, sőt, a munkáltató a megtekintett okiratról saját, belső nyilvántartást is vezethet.
Az adatvédelmi hatóság azonban csak abban az esetben tartja elfogadhatónak az okiratokról másolatok készítését, ha a munkáltató mint adatkezelő olyan gyakorlatot alakít ki, amelynek során kizárólag azon személyes adatokról készít másolatot, amelynek kezelésére jogszerű lehetősége van. Tehát a másolatkészítés csak akkor megengedett, ha
- az okiraton kizárólag olyan adat szerepel, amelynek kezelésére a munkáltató egyébként is jogszerűen jogosult,
- nem új adatkezelési célból történik a másolatkészítés, hanem az eredeti adatkezelési célhoz szorosan kapcsolódik, így segíti az adatok pontosságának biztosítását,
- a másolat nem tartalmaz többletadatot az egyébként jogszerűen kezelhető adatokon túl, az irreleváns adatok kitakarásra kerülnek.
Amennyiben a munkakör betöltéséhez egyetemi diploma szükséges, akkor főszabály szerint elegendő az okirat bemutatása. Ha mégis készül róla másolat, azon a munkavállaló neve, a kiállítás dátuma és a végzettség típusa szerepelhet, azonban más adatok, így a tanulmányi eredmény kitakarandó, mivel annak kezelésére nincs jogszerű cél.
Személyazonosító okmányok
A szigorú megközelítés fokozottan igaz a személyazonosító okmányok kezelésére, hiszen azok olyan adatokat is tartalmaznak (fénykép, okmány száma, személyi azonosító), amelyeknek a kezelése a munkaviszony fenntartása szempontjából ugyancsak irreleváns, ezáltal azok kezelése már önmagában jogsértő.
Az adatok, de még inkább az okmánymásolatok jogellenes felhasználása nagyon súlyos jogsérelmet okozhat az érintett munkavállaló számára. Amennyiben megállapítást nyer, hogy a munkáltató például jogszerűtlenül tárolta a fényképes személyazonosító okmányok másolatait, amelyek a nem megfelelő védelmi intézkedések miatt jogszerűtlenül harmadik személyhez kerültek, aki visszaélt például egy munkavállaló személyazonosságával, a munkáltatónak a megfelelő adatkezelési intézkedések megtételének elmulasztása miatt súlyos jogkövetkezményekkel kell számolnia.
Legjobb gyakorlat
A megfelelő eljárás az, ha a munkáltató belső nyilvántartásban, feljegyzésben vagy jegyzőkönyvben rögzíti, hogy a munkavállaló bemutatta a szükséges okmányt, okiratot, amelynek releváns adatait (név, lakcím, képzettség, okirat sorszáma, képzettség megszerzésének dátuma) rögzíti. Amennyiben szükséges, annak érdekében, hogy a dokumentum tartalmának valódiságát az adatkezelő alátámassza, ezen dokumentum előállításakor használhatják a „négy szem” elvét, vagy az adatokat teljes bizonyító erejű magánokiratba foglalhatják. Ez a megoldás egyszerre felel meg az adattakarékosság és a célhoz kötött adatkezelés elveinek, valamint minimalizálja a felesleges, szenzitív adatok kezelésének kockázatát.
Amennyiben a munkáltató mégis ragaszkodik a másolat készítéshez, azt kizárólag oly módon teheti meg, hogy a másolaton minden olyan adat visszaállíthatatlan kitakarásáról gondoskodik, amely kezelésére nem rendelkezik megfelelő adatkezelési céllal, vagy annak kezelése sérti az adattakarékosság elvét.
A joggyakorlat szerint a dokumentumok másolatának kezelése egy vállalatirányítási rendszernek vagy minőségirányítási szabványnak való megfelelés érdekében sem lehet elsődleges a munkavállalói adatok kezelését meghatározó szabályokkal szemben. Mivel a munkáltató határozza meg az adatkezeléshez használt eszközöket, így az adatkezelői felelősséget is viseli, hogy ezen eszközök használata során biztosítsa a jogszabályoknak való megfelelést.
Tájékoztatás, jogalap, időtartam
Ahhoz, hogy az adatkezelés jogszerű legyen, a munkavállalókat előzetesen tájékoztatni kell annak körülményeiről, így különösen az adatkezelés céljáról és jogalapjáról, az adatkezelés időtartamáról, továbbá a munkavállalókat megillető jogokról.
Fontos hangsúlyozni, hogy nincsen jogszerű lehetőség arra, hogy a munkavállalók az okiratok másolatának elkészítését maguk kérjék vagy ahhoz kifejezetten hozzájáruljanak. Amennyiben erre kerül sor, a munkáltató eljárása sérteni fogja a jogszerűség, tisztességesség elvét, illetve megkérdőjeleződik az adatkezelés jogalapja is, mivel egy alá-fölérendeltségi jogviszonyban a hozzájárulás egyik lényeges eleme, az önkéntesség nem értelmezhető.
Az adatok nem tárolhatók korlátlanul, még jogszerű adatkezelési cél esetén is az adatokat csak a szükséges ideig, a munkaviszony fennállása alatt vagy a jogszabály által előírt időtartamig lehet megőrizni.
Amennyiben a munkáltató úgy véli, hogy az adatkezelése nem felel meg a jogszabályi előírásoknak, illetve a joggyakorlatnak, célszerű felülvizsgálnia az adatkezelését és a jogellenesen kezelt személyes adatokat, illetve dokumentum másolatokat visszaállíthatatlanul törölnie.
Összegzés
A jelen bejegyzésben röviden áttekintettük a munkavállaló személyazonosító okmányainak, végzettséget igazoló okiratainak másolásával kapcsolatos legfontosabb szabályokat, amelyek útmutatóul szolgálhatnak a munkáltatók számára a megfelelő eljárásrendjük kialakításához.
A személyes adatok cél nélküli kezelése, a megfelelő adatbiztonsági intézkedések hiánya már önmagában könnyen jogsértés megállapításához vezethet. Az adatvédelmi hatóság kiemelt figyelmet fordít a munkahelyi adatkezelések jogszerűségének ellenőrzésére, a szabályok be nem tartása esetén a jogsértés megállapításán túl – a kezelt adatok minőségétől, mennyiségétől, az érintettek számától, valamint az esetlegesen bekövetkezett jogsérelemtől függően – akár jelentős összegű adatvédelmi bírsággal is sújthatja a jogellenesen eljáró munkáltatókat.
A fentiekre tekintettel érdemes megfontolni hozzáértő adatvédelmi szakember közreműködésének igénybevételét, aki az adatkezelés célja és körülményei figyelembevételével tud segítséget nyújtani a jogszerű adatkezelés feltételeinek kialakításához, amely által minimális szintre szorítható az adatkezeléssel járó kockázatok köre és azok súlyossága.
A blogbejegyzésben leírtakkal összefüggő kérdések esetén a kapcsolatok menüpont alatti elérhetőségeken állunk szíves rendelkezésükre. A jelen blogbejegyzés kizárólag a tájékoztatás célját szolgálja, az nem minősül jogi tanácsadásnak; annak egyedi ügyben történő felhasználásáért a Récsényi Ügyvédi Iroda a jogi felelősségét kizárja.