A munkaügyi kommunikáció néhány éve még kizárólag papíralapú dokumentumokra, személyes átadásra, illetve postai küldeményekre épült, azonban ma a HR-folyamatok jelentős része elektronikus útra terelődött, e-mailben, vállalati intranet rendszereken vagy akár mobilapplikációkban fut. A technológiai változás rendkívül gyors, a jog utólag igyekszik alkalmazkodni a fejlődéshez.

Az alapvető kérdések azonban nem változtak: perdöntő lehet, hogy egy munkajogi dokumentum mikor tekinthető írásbeli jognyilatkozatnak, az milyen feltételek mellett minősül érvényesnek, illetve közöltnek. A válasz azonban korántsem egyszerű, a munkajogi és a polgári jogi írásbeliség eltérő logikát követ, a bírói gyakorlat pedig nem koherens az elektronikus kommunikációval összefüggésben.

A jelen blogbejegyzésben röviden áttekintjük, hogy milyen főbb szabályok vonatkoznak a munkaügyi jognyilatkozatok megtételére és közlésére, továbbá, hogy milyen gyakorlati szempontokat érdemes figyelembe venni az elektronikus dokumentumok alkalmazásával összefüggésben.

Mitől írásbeli egy jognyilatkozat

A polgári jog szerint, ha a jognyilatkozatot írásban kell megtenni, az akkor érvényes, ha legalább a lényeges tartalmát írásba foglalták. Írásba foglaltnak minősül a jognyilatkozat, ha azt a nyilatkozó fél aláírta. Ezen kívül írásba foglaltnak kell tekinteni a jognyilatkozatot akkor is, ha annak közlésére a jognyilatkozatban foglalt tartalom változatlan visszaidézésére, a nyilatkozattevő személyének és a nyilatkozat megtétele időpontjának azonosítására alkalmas formában kerül sor.

A munkajogban a jognyilatkozatok főszabályként alaki kötöttség nélkül, így akár szóban vagy ráutaló magatartással is megtehetők, azonban a munka törvénykönyve számos kivételt tartalmaz, illetve léteznek olyan jognyilatkozatok, amelyek természetüknél fogva írásbeli formát igényelnek. Az írásbeliség követelmény többek közt a munkaszerződésnél, a munkaviszony megszüntetésénél, a jognyilatkozat megtámadása tekintetében, a munkajogviszony lényeges feltételeiről szóló tájékoztatás során, a munkaidőkeret közlésénél vagy akár a teljesítménykövetelmény meghatározásánál.

A munka törvénykönyve sem határozza meg taxatív módon az elektronikus dokumentumok formáját, hiszen azok köre a technikai fejlődés előrehaladásával bővülhet, ezért szintén technológiasemleges megfogalmazást alkalmaz. A munkajogban írásbelinek kell tekinteni a jognyilatkozatot, ha annak közlése a jognyilatkozatban foglalt információ változatlan visszaidézésére, a nyilatkozattevő személyének és a jognyilatkozat megtétele időpontjának azonosítására alkalmas elektronikus dokumentumban kerül sor.

A munkáltató köteles a megállapodás írásba foglalásáról gondoskodni és ennek egy példányát a munkavállalónak átadni. A megállapodásban meg kell jelölni a felek nevét, továbbá a megállapodás teljesítése szempontjából lényeges adatait. Az írni, illetve olvasni nem tudó vagy nem képes személy írásbeli jognyilatkozatára speciális szabályok vonatkoznak.

A munkavállaló kérésére a munkáltatónak a jognyilatkozatát akkor is írásba kell foglalnia, ha az egyébként nem kötelező. Alapvető szabály, hogy a megállapodást, ha írásba kellett foglalni, módosítani vagy megszüntetni is csak írásban lehet. Fontos tisztában lenni azzal, hogy az alaki kötöttség megsértésével tett jognyilatkozat – ha a munka törvénykönyve eltérően nem rendelkezik – érvénytelen, azonban az érvénytelenség jogkövetkezménye nem alkalmazható, ha a jognyilatkozat a felek egyező akaratából teljesedésbe ment.

A helyben szokásos közzététel

A fentieken túlmenően a törvényben felsorolt alábbi esetekben írásbelinek kell tekinteni a jognyilatkozatot, ha azt a helyben szokásos és általában ismert módon közzéteszik:

• tájékoztatás a személyiségi jog korlátozásáról,
• tájékoztatás a személyes adatok kezeléséről,
• bűnügyi személyes adatok kezelésével kapcsolatos feltételek meghatározása,
• tájékoztatás a munkavállaló technikai eszközökkel való ellenőrzéséről,
• munkaidőkeret kezdő és befejező időpontjának meghatározása,
• munkaidő-beosztás meghatározása,
• rendkívüli munkaidő elrendelése,
• rendelkezésre állás elrendelése és tartamának meghatározása,
• teljesítménykövetelmény és a teljesítménybér-tényező meghatározása,
• behívásos munkavégzés esetén a munkavégzés időpontjának meghatározása.

Helyben szokásos és általában ismert módnak fogadható el az intraneten történő közzététel, vagy akár a munkavállalók e-mail címére küldött értesítés. Ez esetben a közlésnek az érintett munkavállalók számára azonos feltételek mellett megismerhető módon kell megtörténnie, jogvita esetén a munkáltatónak kell tudnia bizonyítani, hogy az érintett munkavállalók a közzétételt ténylegesen megismerhették. Az elektronikus közzététel esetleges későbbi bizonyítása szempontjából célszerű lehet a közzététel, kiküldés naplózása, visszaigazolás kérése, mindezek megőrzése, mivel vita esetén ezek bizonyítékként felhasználhatók.

E-mail, SMS, utólagos megerősítés

A mindennapi munkavégzés során az elektronikus úton továbbított üzenetek általánosan használtak. A gyakorlatban a bíróságok – az adott ügy körülményeitől függően – az egyszerű e-mailt, az SMS-t, a chatprogramban küldött üzeneteket, a papíron aláírt és visszaszkennelt dokumentumot is írásbelinek, így joghatás kiváltására alkalmas nyilatkozatnak fogadják el, de ezek bizonyító ereje sokszor a felek és a tanúk nyilatkozataitól válik függővé.

A leggyakrabban felmerülő kérdés az, hogy szükséges-e az érvényességhez, vagyis az írásbeli közlés megállapításához, a nyilatkozattevő aláírása, hiszen a jogszabály csak a dokumentumnak a nyilatkozattevő személyének azonosítására való alkalmasságát követeli meg. A kérdésben az álláspontok nem egységesek, egyöntetű bírói gyakorlat sem alakult ki. A fentiek alapján az elektronikus dokumentumnak nem kell elektronikus aláírással is rendelkeznie, hogy kielégítse az írásbeliség követelményeit, ugyanakkor kétség esetén a bizonyítási teher abban a tekintetben, hogy ki volt a nyilatkozattevő, mikor és milyen tartalommal tette a nyilatkozatot, a nyilatkozót terheli, ugyanis ezen elektronikus csatornák nem zárják ki az üzenet tartalmának utólagos megváltoztatásának, akár az e-mail fiókkal vagy chatprofillal való visszaélés lehetőségét.

A munkaviszony szempontjából lényeges munkaügyi dokumentumok esetén ezért célszerű kerülni az egyszerű e-mail, SMS, chat használatát, de ha erre mégis sor került, úgy az egyértelműség és az esetleges jogviták elkerülése érdekében az ezeken a csatornákon elküldött üzenetek után célszerű a jognyilatkozat utólagos megerősítése papíralapú vagy elektronikus aláírással ellátott elektronikus dokumentumban.

Elektronikus aláírások és bizonyító erejük

A köznyelvben egyszerű elektronikus aláírásnak tekintett megoldások – például az e-mail végén szereplő név vagy a beszkennelt kézírásos aláírás bizonyító erővel nem rendelkeznek, kétség esetén bizonyítani szükséges az aláíró személyét. A fokozott biztonságú elektronikus aláírás, amennyiben az minősített tanúsítványon alapul, teljes bizonyító erejű magánokiratot eredményez, ellenkező esetben egyszerű magánokiratnak minősül. A hatályos jogi szabályozás alapján a minősített elektronikus aláírás a saját kezű aláírással azonos joghatású, az ilyen aláírással ellátott elektronikus okirat teljes bizonyító erejű magánokiratnak minősül, ezáltal alkalmas az aláíró személyazonosságának igazolására, az aláírás időpontjának tanúsítására, valamint az elektronikus dokumentumhoz tartozó elektronikus aláírás hitelességének megerősítésére.

Bár a munkáltatók többsége továbbra is a papíralapú dokumentumokat részesíti előnyben, a nagyobb munkáltatók részéről egyre elterjedtebb az elektronikus aláírás és elektronikus bélyegzők használata, amellyel a papír felhasználása megszüntethető vagy minimális szintre szorítható, a folyamatok gyorsabbá és egyszerűbbé válnak. Ugyanakkor a munkavállalók oldaláról ennek használata még kevésbé hangsúlyos, bár a lehetőség a DÁP minősített elektronikus aláírással mindenki számára ingyenesen biztosított.

Közlés

Ahhoz, hogy a jognyilatkozat elérje a célját, el kell jutnia a címzetthez, vagyis azt közölni kell. Az írásbeli jognyilatkozat akkor tekinthető közöltnek, ha azt a címzettnek átadják vagy az elektronikus dokumentum a számára hozzáférhetővé válik. Az elektronikus dokumentum akkor válik hozzáférhetővé, amikor a címzettnek lehetősége nyílik arra, hogy annak tartalmát megismerje. Az irányadó joggyakorlat szerint az elektronikus közlés akkor tekintendő hozzáférhetőnek, amikor a címzett elektronikus eszközére megérkezik. Tehát nem a megnyitás ténye, időpontja az irányadó. Azon jognyilatkozatok, amelyeket a helyben szokásos és általában ismert módon közzétehetők, a helyben szokásos közzététellel közöltnek minősülnek.

Bizonyítás szempontjából – a személyes átadás mellett – a legbiztonságosabb csatorna a tértivevényes postai kézbesítés. A postai úton tértivevénnyel feladott jognyilatkozatot kézbesítettnek kell tekinteni a kézbesítés megkísérlésének napján, ha a címzett az átvételt megtagadta vagy a címzett által bejelentett elérhetőségi címen a kézbesítés a címzett ismeretlensége vagy elköltözése miatt meghiúsult; egyéb esetekben az eredménytelen kézbesítési kísérlet, valamint az értesítés elhelyezésének napját követő ötödik munkanapon. Olyan jognyilatkozattal kapcsolatban, amellyel szemben bírósági eljárásnak van helye, a kézbesítési fikcióval szemben kézbesítési kifogással lehet élni.

Mivel a közlés akkor is hatályos, ha a címzett az átvételt megtagadja vagy szándékosan megakadályozza, így az elektronikus üzenetet nem nyitja meg, és mivel jogvita esetén a jognyilatkozatot tevő felet terheli annak bizonyítása, hogy a közlés szabályszerűen megtörtént, ajánlott a feladószelvényt, feladójegyzéket, kézbesítési igazolást megőrizni, elektronikus küldés esetén kézbesítési, olvasási visszaigazolást kérni; naplózni a kiküldést vagy közzétételt.

Papír vagy elektronikus irat

A minősített elektronikus aláírás használata jogilag teljesen biztonságos és egyenértékű a megfelelően aláírt papíralapú dokumentumokkal, egyúttal kényelmesebb és gyorsabb lehet az elektronikus közlés, azonban gyakorlati szempontból megfontolandó annak minden esetben történő használata.

A szabályozás hiányosságai miatt a munkáltató számára nem az az eldöntendő kérdés, hogy lehet-e elektronikus úton közölni, hanem hogy érdemes-e, bizonyítható-e a közlés szabályszerű megtörténte jogvita esetén, hiszen a bizonyítási kockázat nagyobb. Megfelelő technikai és szervezési intézkedésekkel a kockázat ugyan jelentős mértékben csökkenthető, azonban a munkajogban bizonyíthatósági szempontból ma még inkább a papíralapú közlés a preferált magas kockázatú jognyilatkozatok esetén, így a munkaviszony egyoldalú megszüntetése, fegyelmi jogkövetkezmény alkalmazása vagy más olyan helyzetben, ahol jogvita valószínűsíthető.

Ezzel szemben belső szabályzat, utasítás vagy információ közzétételére, megküldésére elektronikus úton is kockázatmentesen van lehetőség; ahogy akár kétoldalú jognyilatkozat megtételére, így munkaszerződés létrehozására, módosítására, tanulmányi szerződés aláírására is.

Összegzés

Noha az elektronikus kommunikáció a munka világában mára szokásossá vált, a munkajogi nyilatkozatok elektronikus úton történő megtétele új kihívásokat jelent a munkaviszony felei számára. A jogi szabályozás rugalmassága egyrészről előny, hiszen pénzt, időt, papírt, munkát lehet megtakarítani az elektronikus dokumentumok alkalmazásával, másrészről hátránnyá válhat azokban az esetekben, ahol valamelyik fél nem képes utólag igazolni, hogy mit, mikor és milyen formában közölt.

A munkáltatóknak maguknak kell megtalálni az optimális egyensúlyt a hatékony digitális működés és a papíralapú ügyintézés biztonsága között. Erre tekintettel érdemes átgondolni, hogy mely folyamatokat, milyen jognyilatkozatokat tartanak meg továbbra is papíralapon, és mit terelnek a jövőben elektronikus útra, amely alkalmazásához az esetleges bizonyítási nehézségek miatt fejlesztés, körültekintő dokumentálás és eljárási fegyelem is szükséges.

A szabályozás bonyolultságára tekintettel érdemes megfontolni hozzáértő munkajogi és adatvédelmi ismeretekkel rendelkező szakember közreműködésének igénybevételét, aki a jogszabályok, a joggyakorlat és a munkáltatói struktúra ismeretében hatékony segítséget tud nyújtani a jogszerű munkaügyi folyamatok kialakításához, amely által minimális szintre szorítható a kockázatok köre, illetve azok súlyossága.

A blogbejegyzésben leírtakkal összefüggő kérdések esetén a kapcsolatok menüpont alatti elérhetőségeken állunk szíves rendelkezésükre. A jelen blogbejegyzés kizárólag a tájékoztatás célját szolgálja, az nem minősül jogi tanácsadásnak; annak egyedi ügyben történő felhasználásáért a Récsényi Ügyvédi Iroda a jogi felelősségét kizárja.