2023. július 25-én lépett hatályba a panaszokról, a közérdekű bejelentésekről, valamint a visszaélések bejelentésével összefüggő szabályokról szóló 2023. évi XXV. törvény („Törvény”), amely a 2019/1937 EU irányelv („Whistleblowing Irányelv”) alapján szabályozza újra a panaszok és közérdekű bejelentések, illetve a visszaélés bejelentési rendszerek kialakításának és működtetésének rendjét, sok esetben megtartva és építve a korábban hatályos 2013. évi CLXV. törvény rendelkezéseire.

Jelen írásunkban röviden áttekintjük a visszaélés-bejelentés rendszerének a magánszféra foglalkoztatóira vonatkozó szabályait és bemutatjuk, hogy mi az, amivel mindenképpen célszerű tisztában lennie egy munkáltatónak, hogy eleget tegyen a jogszabályi előírásoknak.

Mi a visszaélés?

A Törvény nem határozza meg a visszaélés fogalmát, ugyanakkor a tartalma megállapítható a Törvény egyes rendelkezési alapján.

Egyrészt a jogellenes vagy jogellenesnek feltételezett cselekményre vagy mulasztásra, illetve egyéb visszaélésre vonatkozó információt lehet bejelenteni. Ezzel összefüggésben fontos kiemelni, hogy a visszaélés-bejelentésre vonatkozó rendelkezéseket a Törvény 1. számú melléklete szerinti esetekben akkor kell alkalmazni, amennyiben az ugyanezen melléklet szerinti európai uniós jogi aktusok eltérő szabályokat nem állapítanak meg.

Másrészt, ha a foglalkoztató a munkavállalóira a munkavállaló személyiségi jogai korlátozásával a közérdeket vagy nyomós magánérdeket védő magatartási szabályokat állapít meg, akkor ezek megsértése szintén bejelenthető.

Ki köteles belső visszaélés-bejelentési rendszert létrehozni?

A magánszférán belül visszaélés-bejelentési rendszer működtetésére a foglalkoztató köteles. Foglalkoztatónak minősül mindaz, aki természetes személyt foglalkoztatásra irányuló jogviszony keretében foglalkoztat, így ez szélesebb kör, mint a munkaviszony, magában foglal minden olyan jogviszonyt, amelyben a foglalkoztatott a foglalkoztató részére és annak irányítása alatt ellenérték fejében tevékenységet végez, vagy önmaga foglalkoztatását végzi.

Belső visszaélés-bejelentési rendszert köteles kialakítani és működtetni

a) az a foglalkoztató, amely legalább 50 személyt foglalkoztat foglalkoztatásra irányuló jogviszony keretében;

b) a foglalkoztatottak létszámától függetlenül

• a pénzmosás és a terrorizmus finanszírozása megelőzéséről és megakadályozásáról szóló 2017. évi LIII. törvény 1. § (1) és (1a) bekezdése hatálya alá tartozó foglalkoztató;
• a Magyarországon bejegyzett és az Európai Unió határain kívül engedélyesként vagy üzemeltetőként tengeri olaj- és gázipari tevékenységet folytató foglalkoztató;
• a polgári légi közlekedési események jelentéséről, elemzéséről és nyomon követéséről, valamint a 996/2010/EU európai parlamenti és tanácsi rendelet módosításáról és a 2003/42/EK európai parlamenti és tanácsi irányelv, valamint az 1321/2007/EK bizottsági rendelet és az 1330/2007/EK bizottsági rendelet hatályon kívül helyezéséről szóló, 2014. április 3-i 376/2014/EU európai parlamenti és tanácsi rendelet hatálya alá tartozó foglalkoztató;
• a Magyarország területén tartózkodó magyar és nem magyar lobogójú, üzemben lévő úszólétesítmény üzemeltetője.

A jogalkotó könnyítésként biztosítja, hogy a legalább 50, de legfeljebb 249 személyt foglalkoztatásra irányuló jogviszony keretében foglalkoztatók a belső visszaélés-bejelentési rendszert közösen, illetve más foglalkoztatóval együtt is létrehozhatják; valamint, hogy ez a foglalkoztatói kör 2023. december 17-től köteles teljesíteni az előírásokat.

A fenti körön kívül eső foglalkoztatók jogszabályi kötelezettségtől függetlenül önkéntesen is létrehozhatnak belső visszaélés-bejelentési rendszert.

Ki tehet bejelentést?

A jogszabály mindazok számára biztosítja a bejelentés lehetőségét, akik munkavégzéssel kapcsolatos tevékenység során jutnak a bejelentéssel érintett információhoz, és emiatt fennáll a veszélye annak, hogy velük szemben megtorlást alkalmaznak, tehát gazdaságilag kiszolgáltatott helyzetben vannak.

Mindezekre figyelemmel a Törvény szerint bejelentő lehet

a) a foglalkoztató által foglalkoztatott;

b) az, akinek a foglalkoztatásra irányuló jogviszonya megszűnt;

c) a foglalkoztatásra irányuló jogviszonyt létesíteni kívánó olyan személy, aki esetében az e jogviszony létesítésére vonatkozó eljárás megkezdődött;

d) az egyéni vállalkozó, az egyéni cég, ha a foglalkoztatóval szerződéses kapcsolatban áll;

e) a foglalkoztató tekintetében tulajdonosi részesedéssel rendelkező személy, valamint a foglalkoztató ügyviteli, ügyvezető, illetve felügyelő testületéhez tartozó személy, ideértve a nem ügyvezető tagot is;

f) a szerződéses kapcsolat létesítésére vonatkozó eljárást megkezdett, szerződéses kapcsolatban álló vagy szerződéses kapcsolatban állt vállalkozó, alvállalkozó, beszállító, illetve megbízott felügyelete és irányítása alatt álló személy;

g) a gyakornok és az önkéntes,

h) a foglalkoztatóval a d), e) vagy g) pont szerinti jogviszonyt vagy szerződéses kapcsolatot létesíteni kívánó olyan személy, aki esetében az e jogviszony vagy szerződéses kapcsolat létesítésére vonatkozó eljárás megkezdődött;

i) akinek a d), e) vagy g) pont szerinti jogviszonya vagy szerződéses kapcsolata a foglalkoztatóval megszűnt.

A visszaélés-bejelentési rendszer üzemeltetője

A visszaélés-bejelentési rendszer egyrészt működtethető a foglalkoztató szervezetén belül kijelölt személy vagy szervezeti egység útján, másrészt a foglalkoztató bejelentővédelmi ügyvédet vagy más külső szervezetet is megbízhat a feladat ellátásával.

A feladatot ellátó személlyel, szervezettel szemben megkövetelt követelmény a pártatlanság. Az, hogy a foglalkoztatón belül mely személy vagy részleg a legalkalmasabb a bejelentések fogadására és nyomon követésére, a szervezet struktúrájától függ. A kijelölt személy vagy szervezeti egység feladatkörének minden esetben biztosítania kell a függetlenséget és azt, hogy ne álljon fenn összeférhetetlenség.

Külső megbízottként a feladatot elláthatja bejelentővédelmi ügyvéd vagy más külső szervezet. A függetlenséget itt az a rendelkezés garantálja, hogy bejelentővédelmi ügyvédi megbízási szerződés nem köthető olyan ügyvéddel (ügyvédi irodával), aki a foglalkoztatóval más megbízási jogviszonyban, munkaviszonyban, munkavégzési kötelezettséggel járó más jogviszonyban áll vagy állt a megbízási szerződés megkötését megelőző öt évben. Az összeférhetetlenségi szabály más külső szervezet megbízása esetén is alkalmazandó.

A bejelentés megtétele

Annak érdekében, hogy a belső visszaélés-bejelentések minél nagyobb számban jussanak el a foglalkoztatóhoz, a Törvény széleskörű választási lehetőséget a bejelentés megtételére, hogy a bejelentő a számára legalkalmasabb csatorna kiválasztását követően éljen a bejelentés lehetőségével.

A bejelentő akár írásban, akár szóban megteheti a bejelentését, ezekhez a foglalkoztató egy vagy több felületet is biztosíthat. Az írásbeli bejelentés küldhető például postán, de online (intranet, vagy internetes felületen) formában is, továbbá biztosítható hozzá külön belső postaláda/bejelentődoboz is. A szóbeli bejelentés telefonon vagy más hangüzenetküldő rendszer útján, vagy akár személyesen tehető meg.

Az egyes formák vonatkozásában a Törvény részletes garanciális rendelkezéseket ír elő a bejelentések fogadásának eljárásrendjére, például a bejelentés visszaigazolására, írásba foglalására, jegyzőkönyv készítésére, a bejelentő felé fennálló tájékoztatási kötelezettségre, másodpéldány biztosítására.

A bejelentés kivizsgálása

A bejelentésben foglaltakat a legrövidebb időn belül, de legfeljebb a bejelentés beérkezésétől számított harminc napon belül ki kell vizsgálni. A határidő különösen indokolt esetben – a bejelentőnek a kivizsgálás várható időpontjára, és a meghosszabbítása indokaira vonatkozó egyidejű tájékoztatása mellett – meghosszabbítható, azonban kivizsgálás határideje és a bejelentő eljárással összefüggő érdemi tájékoztatása ez esetben sem haladhatja meg a három hónapot. A kivizsgálás módjára, eszközeire, eljárási rendjére a jogalkotó nem ír elő szabályokat, ezek kialakítása a foglalkoztatók feladata.

A vizsgálat során kapcsolattartási kötelezettség is terheli a foglalkoztatót, amelynek keretében a bejelentés kiegészítésére, pontosítására, a tényállás tisztázására, valamint további információk rendelkezésre bocsátására hívhatja fel a bejelentőt. A kivizsgálás keretében értékelni kell a bejelentésben foglalt körülmények helytállóságát, meg kell hozni azokat az intézkedéseket, amelyek alkalmasak a visszaélések orvoslására. Amennyiben büntetőeljárás kezdeményezése indokolt, intézkedni kell a feljelentés megtételéről.

A belső visszaélés-bejelentési rendszer működésére, a bejelentéssel kapcsolatos eljárásra, valamint a Törvény szerinti visszaélés-bejelentési rendszerekre és eljárásokra vonatkozóan általános jelleggel világos és könnyen hozzáférhető információt kell nyújtani.

Az egyes visszaélés-bejelentésekkel összefüggésben írásban tájékoztatni kell a bejelentőt a bejelentés kivizsgálásáról vagy annak mellőzéséről és a mellőzés indokáról, a bejelentés kivizsgálásának az eredményéről, a megtett vagy tervezett intézkedésekről. Az írásbeli tájékoztatás mellőzhető, ha mindezekről szóban tájékoztatták a bejelentőt, aki azt tudomásul vette.

A Törvény szerint a foglalkoztató mentesül a kivizsgálási kötelezettség alól, ha

a) a bejelentést azonosíthatatlan bejelentő tette meg;

b) a bejelentést nem az erre jogosult személy tette meg;

c) ugyanazon bejelentő tett ismételt bejelentést a korábbi bejelentéssel azonos tartalommal;

d) a közérdek vagy a nyomós magánérdek sérelme a bejelentésben érintett személy jogainak a bejelentés kivizsgálásából eredő korlátozásával nem állna arányban.

Adatvédelem

A személyes adatok kezelésére és védelmére vonatkozó jogszabályi rendelkezések betartására kiemelt figyelmet kell fordítani. A Törvény megteremti az eljárásban résztvevő természetes személyek vonatkozásában az adatkezelés jogalapját és célját, meghatározza az adatkezelés körülményeit.

Az eljárásban mind a bejelentőnek, mind a bejelentésre okot adó személynek, valamint annak, aki a bejelentésben foglaltakról érdemi információval rendelkezhet csak a kivizsgálásához elengedhetetlenül szükséges személyes adatai kezelhetőek, az ezen túl rendelkezésre álló személyes adatokat haladéktalanul törölni kell. Az adatkezelés egyedüli célja a bejelentés kivizsgálása és a bejelentés tárgyát képező magatartás orvoslása vagy megszüntetése. A kezelt személyes adatok csak a bejelentés alapján kezdeményezett eljárás lefolytatására hatáskörrel rendelkező szerv részére adhatóak át, ha e szerv annak kezelésére törvény alapján jogosult, vagy az adatai továbbításához az érintett hozzájárult, egyébként a személyes adatok az érintett hozzájárulása nélkül nem hozhatóak nyilvánosságra.

Fontos az a bejelentőt védő garanciális szabály, miszerint, ha a bejelentés természetes személyre vonatkozik, az e természetes személyt megillető, a személyes adatok védelmére vonatkozó előírások szerinti, a tájékoztatáshoz és hozzáféréshez való joga gyakorlása során a bejelentő személyes adatai nem tehetők megismerhetővé a tájékoztatást kérő személy számára.

A belső visszaélés-bejelentési rendszert úgy kell kialakítani, hogy a személyazonosságát felfedő bejelentő, valamint a bejelentésben érintett személy személyes adatait az erre jogosultakon kívül más ne ismerhesse meg. A bejelentést kivizsgáló személyek a vizsgálat lezárásáig vagy a vizsgálat eredményeképpen történő formális felelősségre vonás kezdeményezéséig a bejelentés tartalmára és a bejelentésben érintett személyre vonatkozó információkat – a bejelentésben érintett személy tájékoztatásán túl – a foglalkoztató más szervezeti egységével vagy munkatársával a vizsgálat lefolytatásához feltétlenül szükséges mértékben oszthatják meg.

A személyes adatok a bejelentés kivizsgálásában közreműködő bejelentővédelmi ügyvéd, illetve külső szervezet részére továbbíthatók. Amennyiben a bejelentő rosszhiszeműen valótlan adatot vagy információt közölt és ezzel bűncselekmény vagy szabálysértés elkövetésére utaló körülmény merült fel, illetve alappal valószínűsíthető, hogy másnak jogellenesen kárt vagy egyéb jogsérelmet okozott, adatait az eljárásra jogosult szerv részére át kell adni.

Az általános adatvédelmi, adattovábbítási szabályoktól szigorúbb az a rendelkezés, miszerint a személyes adatok harmadik országba vagy nemzetközi szervezet részére történő továbbítására kizárólag a továbbítás címzettje által tett, a bejelentésre vonatkozó, a Törvény szerint tett jogi kötelezettségvállalás esetén és a személyes adatok védelmére vonatkozó előírások figyelembevételével kerülhet sor.

Ellenőrzés

A foglalkoztató által létrehozandó belső visszaélés-bejelentési rendszerre vonatkozó kötelezettségek teljesítését a foglalkoztatás-felügyeleti hatóság, az adatvédelemre vonatkozó rendelkezések megtartását a NAIH ellenőrzi, amely nem megfelelő adatkezelés megállapítása esetén adatvédelmi bírságot is kiszabhat.

Nem árt tisztában lenni azzal is, hogy aki a visszaélés bejelentőjével szemben a Törvény szerinti hátrányos intézkedést tesz, illetve aki a Törvény szerinti visszaélés-bejelentés megtételét akadályozza vagy megkísérli akadályozni, szabálysértést követ el.

Teendők

A foglalkoztatók segítése érdekében röviden összefoglaljuk, hogy milyen feladatok elvégzése segíti a törvényi rendelkezések való megfelelés biztosítását:

• Meg kell vizsgálni, hogy a foglalkoztató köteles-e visszaélés-bejelentési rendszer kialakítására és működtetésére vagy sem. Ha a foglalkoztatót nem terheli jogszabályi kötelezettség, ennek ellenére dönthet úgy, hogy önkéntes kialakít egy ilyen rendszert.
• Ha a foglalkoztató köteles kialakítani visszaélés-bejelentési rendszert, intézkedni szükséges a pártatlan felelős személy vagy szervezeti egység kijelölésére, vagy a tárgyban megbízási szerződés kötésére bejelentővédelmi ügyvéddel vagy más külső szervezettel. A kiválasztásnál, kijelölésnél az elvárt kompetenciákra figyelemmel kell eljárni.
• Ha a foglalkoztató a szervezetén belül jelöl ki felelős személyt vagy szervezeti egységet, a feladat-ellátáshoz szükséges feltételeket ki kell alakítani (megfelelő irodai elhelyezés, elkülönített iratkezelés, képzések tartása, stb.).
• Amennyiben a foglalkoztató a munka törvénykönyve alapján a közérdeket vagy nyomós magánérdeket védő magatartási szabályokat állapít meg, ezen magatartási szabályokat bárki számára elérhető módon nyilvánosságra kell hozni.
• Megfelelő szabályozási eszközt kell kidolgozni, amely részletesen tartalmazza a bejelentés megtételére, a tájékoztatásra és a kivizsgálásra vonatokozó eljárási szabályokat.
• Világos és mindenki számára könnyen hozzáférhető tájékoztatást kell kidolgozni és elérhetővé tenni, amely ismerteti a visszaélés-bejelentési rendszer célját, elérhetőségét, az eljárás menetét.
• A visszaélés-bejelentéssel összefüggésben tárolt személyes adatok kezelésére megfelelő adatkezelési gyakorlat kell kialakítása és el kell készíteni a megfelelő adatvédelmi dokumentációt (különösen adatkezelési tájékoztató).

Összegzés

A jelen bejegyzésben áttekintettük a belső visszaélés-bejelentési rendszer kialakítására, működtetésére vonatkozó főbb szabályokat. A Törvény hatálybalépésének időpontjára tekintettel egyes foglalkoztatóknak már működtetnie kell a rendszert, az átmeneti rendelkezések között található 2023. december 17-ei időpontra figyelemmel más foglalkoztatóknak erre még van egy rövid felkészülési ideje.

A feladatot nem szabad félvállról venni. A belső visszaélés-bejelentési rendszer gyakorlatilag a Whistleblowing Irányelv által megkövetelt, fokozatosan egymásra épülő rendszer első lépcsőfokát jelenti, amely a jogsértésnek az adott jogalanyon belül történő bejelentését biztosítja. A bejelentéseket a foglakoztatóknak jobb házon belül kezelni azért is, mivel végső eszközként a bejelentő nyilvánosságra is hozhatja az információkat, ha a bejelentésben foglaltakat nem vizsgálják meg megfelelően, vagy nincs létrehozva a megfelelő visszaélés-bejelentési rendszer.

A fentiekre tekintettel érdemes megfontolni hozzáértő szakember közreműködésének igénybevételét, akár egy belső rendszer megfelelő kialakításához vagy a tevékenység bejelentővédelmi ügyvédként történő ellátásához. Meglévő rendszer esetén is célszerű lehet kompetens adatvédelmi szakértő közreműködése, aki az adatkezelés célja és körülményei figyelembevételével tud segítséget nyújtani a jogszerű adatkezelés feltételeinek kialakításához, amely által minimális szintre szorítható az adatkezeléssel járó kockázatok köre és azok súlyossága.

A blogbejegyzésben leírtakkal összefüggő kérdések esetén a kapcsolatok menüpont alatti elérhetőségeken állunk szíves rendelkezésükre. A jelen blogbejegyzés kizárólag a tájékoztatás célját szolgálja, az nem minősül jogi tanácsadásnak; annak egyedi ügyben történő felhasználásáért a Récsényi Ügyvédi Iroda a jogi felelősségét kizárja.